D. 아카이브된 프로젝트의 관리 (관리자용)

아카이브된 프로젝트를 관리하는 방법을 알려드립니다. (법인 아카이브 관리자용)

요약보기

1. '아카이브 관리' 화면에서 아카이브 된 프로젝트 보기

2. 아카이브 된 프로젝트에 사용자 설정하기

3. 아카이브 된 프로젝트 압축파일 다운로드 하기

4. 아카이브 된 프로젝트 아카이브 해제하기

1. '아카이브 관리' 화면에서 아카이브 된 프로젝트 보기

Organization Home 화면의 왼쪽 메뉴 목록에서 '아카이브 관리'를 선택합니다. 아카이브 관리 화면은 법인의 Super Admin과 Archive Manager 에게만 보여지는 화면입니다. (Group Admin과 User Access 에게는 보여지지 않습니다.)

주의: 2019년(현재의 연도)이 기본값으로 설정되어 있습니다. 전년도 프로젝트를 확인하시려면 연도를 2018년으로 설정하여 주십시오.

아카이브 관리 화면에 나타나는 프로젝트 목록

아카이브 관리 화면에는 배정 여부와 상관없이 모든 아카이브된 프로젝트가 나타납니다. 아카이브 관리자는 아카이브 된 프로젝트를 열어 내용을 확인할 수 있습니다. 단, 다른 사용자의 권한을 수정하거나 압축파일을 다운받기 위해서는 스스로를 해당 프로젝트에 배정하거나 활성화 해야합니다.

2. 아카이브 된 프로젝트에 사용자 설정하기

• 아카이브 된 프로젝트에 Super Admin이 아닌 사용자가 열람 또는 반출 요청을 했을 때

• 관리자 스스로 프로젝트를 아카이브 해제 하거나 압축파일을 다운받아야 할 때

2-1. 프로젝트 열기

Organization Home 화면의 왼쪽 메뉴 목록에서 '아카이브 관리'를 선택합니다. 목록에서 사용자 설정을 원하는 프로젝트의 Open을 선택합니다.

Organization Home > 아카이브 관리 > 사용자 배정을 원하는 프로젝트 열기

2-2. 사용자 활성화 또는 사용자 신규 배정

2-2-1. 기존 사용자 활성화

아카이브가 완료된 프로젝트의 모든 사용자는 비활성화 처리되어있습니다. (비활성화 된 사용자는 프로젝트에 접근할 수 없습니다.) 사용자를 활성화 하면 해당 사용자가 다시 아카이브 된 프로젝트를 열람할 수 있게 됩니다. 기존 사용자의 권한에 따라 사용자가 아카이브 된 프로젝트 내부에서 다른 사용자의 설정을 변경할 수 있으므로 반드시 사용자의 권한을 확인하여 주십시오. (이 부분은 6월 업데이트에서 아카이브 관리자만 설정이 가능하도록 변경됩니다.)

• 사용자의 우측에서 'Activate'를 클릭하면 사용자가 프로젝트 내에서 활성화됩니다.

• 사용자의 우측에서 'Deactivate'를 클릭하면 사용자가 프로젝트 내에서 비활성화 됩니다.

관리자 역시 프로젝트의 사용자 정보를 수정하거나, 압축파일을 다운받거나, 아카이브를 해제하려면 스스로를 프로젝트에 배정해야 합니다.

권한(Archive Permission, Roll Forward Permission 등) 이 수정되지 않는 경우 스스로를 배정 해제(Unassign) 한 후 다시 배정하면서 권한을 수정할 수 있습니다.

Project Home > 관리 > 사용자 > Actions

• 프로젝트 관리자 + 아카이브 권한 + 롤 포워드 권한을 가진 사용자를 활성화 한 경우

  • 해당 사용자가 다른 팀원을 활성화/비활성화/배정/배정해제 할 수 있습니다.

  • 해당 사용자가 아카이브 된 프로젝트를 롤 포워드 할 수 있습니다.

  • 해당 사용자가 아카이브를 해제할 수 있습니다.

• 프로젝트 관리자 + 아카이브 권한을 가진 사용자를 활성화 한 경우

  • 해당 사용자가 다른 팀원을 활성화/비활성화/배정/배정해제 할 수 있습니다.

  • 해당 사용자가 아카이브를 해제할 수 있습니다.

• 프로젝트 관리자 권한을 가진 사용자를 활성화 한 경우

  • 해당 사용자가 다른 팀원을 활성화/비활성화/배정/배정해제 할 수 있습니다.

• 프로젝트 참여자 (Project User) 권한의 사용자를 활성화 한 경우

  • 해당 사용자는 프로젝트를 열람할 수 있습니다.

2-2-2. 신규 사용자 배정

1. 아카이브 된 프로젝트의 '관리' 메뉴를 선택합니다.

2. 관리 > 사용자 화면 우측 하단의 ‘사용자 배정’ 버튼을 클릭합니다.

Project Home > 관리 > 사용자 > 사용자 배정

이하 내용은 일반 사용자 배정 방식과 동일합니다. 아카이브 권한 및 롤 포워드 설정에 주의하여 주십시오.

배정을 원하는 사용자 데이터 입력 > 권한 설정

2-2-3 아카이브된 프로젝트에 대한 접근/다운로드/기한 설정

Organization Home > 아카이브 관리 > 3 dots button > ReadOnly Access Management

프로젝트에 대한 접근/다운로드/기한 설정 > Assign

• 법인의 아카이브 관리자는 아카이브된 프로젝트에 대한 일반 사용자의 열람/다운로드 권한 및 권한의 만료기한을 설정할 수 있습니다.

• 법인의 아카이브 관리자도 스스로에게 프로젝트 열람 권한을 설정해야 아카이브된 프로젝트를 열 수 있습니다.

사용자 검색시 한글 이름으로 검색하여 주십시오.

3. 아카이브 된 프로젝트 압축파일 다운로드 하기

법인의 아카이브 관리자인 경우에도 아래 조건을 충족해야 압축파일을 다운로드 할 수 있습니다.

• 아카이브된 프로젝트에 배정되어 있다.

• 아카이브된 프로젝트 내부에서 활성화 되어 있다.

• 아카이브된 프로젝트 내부에서 아카이브 권한을 가지고 있다.

3-1. 목록에서 압축파일 다운로드 하기

관리자인 경우에도 프로젝트에 배정 및 활성화 되어 있지 않으면 압축파일을 다운로드 할 수 없습니다.

3-2. 프로젝트 내부 - 아카이브 준비진단 화면에서 압축파일 다운로드 하기

3-3. 아카이브 압축파일의 압축 풀기 관련 사항

윈도우에서는 파일경로와 파일명을 포함하여 최대 255자까지의 파일명 길이를 지원하니 압축파일의 이름을 축소 변경 후 압축해제 진행 요청 드립니다.

원본 압축 파일명: Full year 2019 데모전자 - 데모전자_2019 기말감사 (19-000-000-000) (Archived v1) 37121111T111111111

변경 압축 파일명: Full year 2019 데모전자 (Archived v1)

4. 아카이브 된 프로젝트 아카이브 해제하기

법인의 아카이브 관리자인 경우에도 아래 조건을 충족해야 아카이브를 해제할 수 있습니다.

• 아카이브된 프로젝트에 배정되어 있다.

• 아카이브된 프로젝트 내부에서 활성화 되어 있다.

• 아카이브된 프로젝트 내부에서 아카이브 권한을 가지고 있다.